Elektronikus előterjesztések

Bebizonyosodott, hogy a SharePoint 2007-nek van létjogosultsága az államigazgatásban. Az elektronizálással a töredékére csökkenhet az ügyintézés ideje.

Vajon mi jut először az emberek eszébe az államigazgatási folyamatokról? Többnyire a harminc-hatvan- kilencven nap várakozási idő, a rengeteg papír és vesződség. Az Oktatási és Kulturális Minisztérium (OKM), valamint az Atigris Zrt. közös tesztjének eredményei szerint a jövőben elfelejthetjük ezeket a jelzőket, hiszen a Microsoft 2007-es szoftvercsomagjainak használatával és az elektronikus aláírás bevezetésével valóban 21. századivá válhat a hivatali ügyintézés. Az eddigi harmincnapos határidő az új megoldásokkal akár a töredékére is csökkenhet.

Eltérő alapok

Nézzük meg először a kiindulási helyzetet! Az OKM IT-csapatába mindkét elődszervezetből – az Oktatási Minisztériumból és a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériumából (NKÖM) – érkeztek kollégák. Maga az informatikai rendszer is inhomogén volt, hiszen a Microsoft-megoldások mellett számos egyedi fejlesztésű alkalmazással is találkozhattunk. Elmondható, hogy az elmúlt hónapokban sokat változott a helyzet, és ma a legtöbb esetben a hatékonyabb Microsoft megoldások dominálnak. Ez a helyzet a levelezőrendszereknél is: bár mindkét helyen korábban is Exchange kiszolgálóval dolgoztak, a verziók különböztek egymástól. Az összeolvadás után a teljes rendszer felzárkózott a frissebb verziókra. Emellett az NKÖM már több mint 5 éve használt egy egyszerűbb SharePointportálmegoldást (fejlesztő: Atigris). A rendszer jelenleg a minisztérium berkein belül 600 felhasználót szolgál ki.

Cél a folyamatok elektronizálása

Az államigazgatási szektorban valódi kihívás, hogy az informatikai rendszer kövesse a folyamatosan változó jogszabályi környezetet. Így például az érettségi- vagy felvételirendszerek változásai átgondolt informatikai támogatást igényelnek, de a sokszereplős munkamenet alapesetben sem képzelhető el rendezett ügyiratkezelés nélkül. Mindez hatványozottan érvényes az elektronikus közigazgatás bevezetésére. A jövőben a gyors ügyintézéshez megfelelő belső alkalmazásokra van szükség. Ahhoz, hogy a munka teljesen elektronikussá válhasson, az elektronikus aláírás használatának lehetőségét is integrálni kell a rendszerekbe. Elméletben az egész komplex rendszer úgy működne, hogy az elektronikus aláírással rendelkező ügyfél az e-közigazgatási felületen keresztül felteszi kérdését. A kérdés – az átvételt követően – megjelenik a minisztériumi rendszerben, majd minden lépésben digitálisan szignózva jut tovább a megoldásig, amikor is az ügyfél visszakapja azt a válasszal együtt. Az OKM eltökélt szándéka, hogy folyamatait a jövőben teljesen elektronizálja, és kihasználja a legújabb funkciók által nyújtott szolgáltatásokat. Így kerülhetett sor arra is, hogy fél évvel a megjelenés előtt – egy zárt pilotprojekt keretében – a minisztérium tesztelhette a Microsoft 2007-es irodai szoftvereinek bétaváltozatait.

Tartja magát a papír

„Minisztériumi környezetben a változás vagy változtatás kérdése mindig kényes dolog, hiszen sok a megszokott, ugyanakkor lelassult ügymenet. Ezeket csak súlyos kompromisszumok árán lehet elektronizálni. Egy új rendszer bevezetése minden esetben széles körű előkészítést és vezetői szintű mérlegelést igényel, nem ritka ugyanis, hogy az új folyamat a teljes vállalati kultúrát érinti, megváltoztatja” – mondja Barcsánszky Péter, az OKM informatikai szakértője. Ahogyan minden más minisztériumban, az OKM-ben is erőteljesen szabályozott a környezet, és mindig mindennek megvan a papíros vonatkozása. A jelenleg működő rendszerekben vannak ugyan központi dokumentumtárak, de sokkal inkább jellemző, hogy a dokumentumokat e-mailes csatolt állományként küldik el a kollégák, és nem ritka, hogy ezeket még ki is nyomtatják. A levelezési forgalom így óriási, hiszen folyton nagy méretű dokumentumok közlekednek a belső címek között, továbbá kifelé is. Az igazi lassulást azonban mégsem ez okozza, hanem a manuális (papír alapú) iktatás és aláírás, ami a jelenlegi iratkezelés kötelező eleme.

„A minisztérium számára az lenne a megfelelő megoldás, ha a csoportmunka és az iratkezelés nagy része kizárólag elektronikus úton történhetne, és lehetőség nyílna olyan döntési pontok közbeiktatására (elektronikus aláírás), amelyek szükségtelenné teszik a dokumentumok többszörözését. A manuális módszerek kiváltásával nemcsak a folyamatok sebessége gyorsulna, hanem jelentősen megnőne a költséghatékonyság is. A jelenlegi rendszer legnagyobb hibája, hogy hiába rendelkezik számos elektronikus funkcióval, mégis a papír alapú dokumentum köröztetése a domináns. Manuális módszerekkel egy 30 oldalas dokumentum átfutási ideje akár több hét is lehet, és a végstádiumig akár 1000 oldalnyi nyomtatott adathalmaz is keletkezhet. Ugyanakkor tisztán elektronikus iratkezeléssel a folyamatot néhány napra lehetne redukálni, és elegendő lenne csak a végső változatot kinyomtatni” – mutat rá Barcsánszky Péter.

Számottevő gyorsulás

Az OKM-ben a három hónapos pilotprojekt az Office 2007 és a SharePoint Server 2007 bevezetését tűzte ki célul. A teszteket először két osztályon, mintegy 12 emberrel végezték: egy csoportmunka- és egy véleményeztetési folyamatot szimuláltak, kizárólag a SharePoint eszközrendszerével. A teszteléshez egy terminálszerveres megoldást választottak. Minden munkatárs egy elkülönített felülethez férhetett hozzá, ahol szabadon tesztelhette a SharePoint és az Office 2007 legújabb funkcióit. A tesztek alapján megállapítható, hogy a csoportmunka, továbbá az eddig kritikus véleményeztetési folyamat nagymértékben felgyorsult. Sikerként könyvelhető el a jól működő központi dokumentumtár kialakítása is. A definiált munkafolyamatoknak és dokumentummenedzsmentnek köszönhetően a rendszer a dokumentumokat központi helyre menti, így feleslegessé válik az e-mailes csatolás. Ezen túlmenően minden hozzáférés és művelet követhető, logolható. Az alkalmazás kezelése könnyen elsajátítható. Még az IT világában kevésbé járatos alkalmazottak is rövid idő alatt megszokták az új kezelőfelületet.

Átment a vizsgán

„Ha a megfelelő pontokon használjuk az elektronikus aláírást, akkor az SPS segítségével a papír alapú dokumentumkezelés nagy része kiiktatható. A pilotprojekt során bebizonyosodott, hogy a Share- Point kiválóan alkalmazható az államigazgatási környezetben” – mondta Barcsánszky Péter. A tesztelők egy értekezletszervező modult is összeállítottak, aminek lényege a következő: az értekezlet résztvevői űrlapszerűen összeállítják az előterjesztéseket, majd mindenki hozzáteszi a saját anyagát. Így alakul ki a végleges program. A tesztek bebizonyították, hogy az új SharePoint megfelel ezeknek a speciális elvárásoknak is.

Testre kell szabni

A pilotprojekt során az is nyilvánvalóvá vált, hogy az SPS 2007-re épülő alkalmazások futtatásához elengedhetetlenek a klienskörnyezetet adó Office 2007 bizonyos részei. További tanulság, hogy a felhasználók számára viszonylag nagy szabadságot nyújtó SPS 2007 alapfunkciói nem feltétlenül optimálisak az államigazgatás jogszabályokkal korlátozott világában. Feltétlenül szükség van egy olyan belső vagy külső fejlesztőcsapatra, amely jól ismeri az SPS-t, ugyanakkor tisztában van a jogszabályok adta lehetőségekkel. Megállapítható, hogy a szükséges testreszabásokat követően az SPS 2007-nek van létjogosultsága az államigazgatásban; együttesen lehet biztonságos és a jogszabályi feltételeknek megfelelő portálrendszer, valamint teljesen integrált, fejlett szoftver-, szolgáltatás- és csoportmunka- környezet.

IT-BUSINESS SPECIAL (2007.03.27.) - pdf formátum

Ugrás a lap tetejére.